山姆 | 創新專案管理講師 | 創新管理實戰研究中心

週五的下午，Arhom準備著要下班的心情，這時候收到課長的一封緊急的信件，內容如下：『Dear Arhom：下禮拜大老闆親臨，盡快準備一份ppt，屆時和老闆報告』。一頭霧水的Arhom一時完全搞不清楚要準備什麼內容的報告？老闆是下禮拜一還是禮拜五來？寫封郵件又遲遲等不到回應。等到回應的時候，已經是禮拜六的早晨。原來是下禮拜三，老闆要來考察目前專案的技術開發進度。

以上的情境不知道大家是否有似曾相似的感覺。老闆常常交代一個不清楚的任務，光釐清就浪費好多的時間。試想自己平常再和別人溝通或交代事情時，是不是也有這種情況發生？管理學大師Peter Drucker於1954年提出一個想法，他在《彼得‧杜拉克的管理聖經》提到主管在交代任務時，若把握SMART原則(Specific、Measurable、Achievable、Realistic、Time-related)，可以有效率的讓員工明確迅速的完成任務。運用在同事之間彼此交代事項，也是一個很好的溝通方式。甚至自己在設定目標的時候，都可以運用上。

交代事情的時候要越簡單越明確，要有具體的範圍目標，讓接收者可以很輕易的明瞭要完成的項目。若概念是模糊的，就需要花時間去聚焦。例如：「給我一份目前所有專案到昨天為止的進度報告」比「給我一份專案進度的報告」更明確精準。

[M：Measurable]

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執行力，就是不要替自己找藉口!

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成功始於如何持續並專注地執行一件事

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一個成功的專案，執行力是很關鍵的成功因素。如何提高執行力是一個成功的企業一直在思索改善的項目之一。筆者認為以下三個是執行力能否提升改善的核心元素。

1. 人員任務的指派

在人員的選定上，需要因材施派。身為專案的領導人，必須要知道團隊成員的能力強項在哪邊、目前手上有那些任務在忙碌、處裡事情的態度及速度…等。指派適合的任務給予適合的人員，必能事半功倍。

2. 清楚明確的目標

給予團隊成員明確的目標。將時間、milestone、需要完成的事項在會議中釐清。在適當的時間點提醒團隊成員專案目標，一旦成員有任何的模糊不清或是方向錯誤，要在第一時間就釐清。因次要適時的和團隊成員討論目前的專案狀況、確認專案進度，是否大家還是在為同樣的目標而努力。

是否常會覺得工作煩躁、似乎總有處理不完的事情、一直被別的同事追著要資料的窘境。有三個法則是筆者覺得有效並且可以減緩這種情況發生，也是多年的職涯工作中，自己一直在使用的時間管理法則。

1. 每天提前到達辦公室

每天早到辦公室其實有不少好處，例如:可以避開塞車時段、泡一杯咖啡從容的開始每一天。有時間整理昨天的工作清單並列出今日的工作清單…等不勝枚舉。常常看到同事一到公司屁股還沒坐熱，電話立即響起，就開始處理著電話中被交代的事情，接著同事又來討論事情，下一個任務又緊接著來追殺…等，等到真的有空檔有休息時間才大喊，「阿…我還有更重要的事情還沒做」、「哀…一來屁股都沒坐熱就被追殺」，以上是否都很常聽到? 嘗試一個禮拜，每天都比平常早到半小時吧。

是否曾經有過一種經驗，每次接到一個新的工作、功課或是想做一件自己想做事情，都因為別的事情耽擱或是延誤，導致沒做成或是到了最後關頭才匆匆完成。每次都信誓旦旦的開始，最後則是草草的結束。透過下面三種手法，來幫助自己打敗拖延症。

1. 每段時間只專注於一件事

大家有沒有一種經驗，沒做事的時候都沒想到代辦事項，但一開始做起事來就各種靈感湧現，那也要做這也要做，導致無法安心手邊事情，進一步影響效率而任務拖延。太容易三心二意是我們常常無法專心做完一件事情，導致任務拖延的狀況之一。這時拿起手邊的便條紙將想到的代辦事情記錄下來後，就繼續專心現在的事項，該煩惱的等手邊的事情做完再說。

2. 預定下次開始的時間，時間一到立刻執行

是否有過當一件事情尚未完成，但因為有更多的不相關事情插入，導致手邊的要緊事一直無法如期完成，導致拖延。預約下次執行的時間吧!當時間一到，放下其他的所有雜事，專注於排定好的時間與任務。其他和現在衝突的事情，用力地說不。

是否遇過同事突然請長假，所有的事情都加諸在自己身上而喘不過氣來? 是否遇過自己的長官突然離職，自己需要代理所有的事物，直到新的長官上任甚至老闆不願意再找主管，自己忙到不可開交? 上述的情況，在筆者的職涯中都遇到過，期間運用了三取三放的工作簡化原則，順利的度過每一次的困境。工作上永遠都有做不完的事情，若能依據以下法則去分類任務並集中火力快速解決，並能吸引老闆的眼光及同事的信賴。
1. 取大事、放小事
會影響專案完成度越大的歸類為大事，反之為小事。專案中，某些事情若今天不完成，一定會影響整個專案完成的時間。例如:和廠商討論規格與時程時，若今天廠商沒有任何針對規格做回覆，下個任務必定無法開始，時程只能向後延期，專案最後完成時間必定無法達標。這種事情一定要列為今天工作的大事，以處理這件事為第一優先，其他事情勇敢拒絕吧!不要因小失大。
2. 取正事、放雜事
正事中一定要自己去處理，才能完成的事情視為正事，反之為雜事。例如: 在規格和時程的討論上，規格技術上比較艱深，需要專業的同事處理的事情，就交由他們去處理，這對他們來說是正事，但對你來說只是雜事。你只要專心把時程上的問題搞定，剩下的信任你的專業同事吧!

專案在執行的過程中，需要面對很多的不確定因素。在面對這些不確定因素，需保持著甚麼樣的心態，才能帶領著團隊前進，回想了過去十幾年的專案管理歷程，我認為身為一個團隊的領導人，以下三個基本功是不可或缺的，堅持、面對挫折及樂觀。

一、堅持

不管在專案的開始或執行過程中，外部常會遇到許多的阻力。有人會挑戰你的規劃，有人會挑戰你的方向。內部則會遇到團員的不配合及反抗。在面對這些挑戰的時候，若一再的妥協，專案的執行上，會變得更加難以掌控。

堅持做對的事情。不管前方遇到了甚麼樣的障礙，自己一定要帶領著團隊，堅持的朝著專案目標前進。堅持不一定要硬碰硬，轉個彎、換句話說都是方法，唯有對於當初目標設定的堅持，不能改變。

二、面對挫折

開啟專案的三個步驟

不知道你有沒有遇過一種狀況，老闆交付了一個專案要你完成，初接到專案的時候，腦中一片空白不知道從何處著手? 我回顧過去幾年的專案管理經驗，整理出三個步驟:

1. 利害關係人